Les 10 fondamentaux de la gestion de contenu d’entreprise

La gestion d’entreprise requiert des connaissances spécialisées afin de limiter au maximum les risques que vous trouverez au niveau des documents importants et journaliers. Gérer les contenus fait partie des contextes importants à maîtriser pour avoir un maximum d’efficacité et de rendement. Les données concernant les produits sont très importantes pour l’image d’une marque.

Faciliter l’utilisation

La gestion de contenu sera plus performante grâce à l’utilisation de formats courants. L’utilisateur peut rapidement s’y adapter et ce sans difficulté. Les outils utilisés dans la gestion de contenu de l’entreprise doivent disposer d’une facilité de stockage et d’une organisation de documents. Les outils utilisés doivent donc disposer d’une bibliothèque performante. Le système d’organisation de contenu doit être doté d’une facilité de classement (par dossiers, par sites) et peut être parcouru soit par dossier, par tag, par catégorie ou en fonction des filtres spécifiques. Les entreprises peuvent également opter pour la plateforme de gestion de l’expérience produit de Goaland qui offre différentes solutions de PIM / MDM / DAM et publications contextualisées.

Gestion de contenus avec de bonnes fonctionnalités

Il faut comprendre facilement le contexte lié aux métadonnées et aux informations incorporées dans les documents comme : les noms, les sujets, les historiques des révisions, les approbations, les auteurs, les numéros de contrats, les numéros de factures, les ID clients… Connaître rapidement si le document a été modifié et pouvoir effectuer un contrôle de version est utile à travers l’historique des mises à jour. L’on peut ainsi s’assurer s’il s’agit de la version adéquate du document. Vous pourrez avoir des mises à jour automatiques lorsqu’un document a été revu, a subi des modifications ou a été approuvé. Pouvoir discuter avec les intervenants, pouvoir valider ou y ajouter des commentaires sont importants.

Sécuriser les documents

Il faut avoir un accès sécurisé au contenu. Il est important de pouvoir automatiser un processus, définir un critère, par exemple l’objet du message, l’associer à une action donnée, classement dans un emplacement par exemple et enfin d’automatiser le processus. Permettre le partage de certains documents à des partenaires externes notamment aux clients, aux fournisseurs, aux consultants… peut s’avérer être bénéfique.

De nombreuses sociétés utilisent encore actuellement le partage de réseau pour gérer leur contenu: gestion des documents dans un disque dur ou sur un réseau partagé, envoi de ceux-ci aux différents partenaires ou au niveau de toute la structure via e-mail… Ces étapes peuvent générer une perte de temps considérable outre le fait que ces systèmes n’offrent qu’un moyen vous permettant de stocker des fichiers. Certaines entreprises commencent à optimiser leur stratégie marketing omnicanale grâce à une bonne gestion de l’expérience produit. Pour ce faire, la gestion de contenu et la diffusion des informations produits sur les canaux de vente doivent être centralisée.

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